Deep Tracking в деле!

Когда перед тобой стоит задача перевезти 1200 человек, поневоле начинаешь задумываться о многих вещах: транспорте, тайминге, затратах, а самое главное, количестве персонала, который сделает этот процесс безболезненным и приятным для гостей.

Но пока другие люди напрягали мозг, пытаясь подсчитать, сколько девочек со списками в блокнотах понадобится, наши заказчики просто пришли в EventPlatform с надеждой на чудо.
И оно, конечно, произошло.

Как это было и сколько нервов сэкономил Deep Tracking заказчику — расскажем в нашем кейсе.

• 1200 участников
• 2 дня постоянных перемещений
• 7 чек-пойнтов, включая самолеты, поезда, автобусы
• 900 человек, рассаженных в автобус за 10 минут
• х2 сокращенное время на регистрацию

Изучив требования, поняли, что Deep Tracking нужен как для организаторов события, так и для его участников. Поэтому адаптировали приложение для 2 категорий пользователей.

Участники

Получили удобный сервис на смартфоне, с помощью которого можно было: показать QR-код для регистрации, изучить карту территории, проследить точки маршрута. Вся информация собиралась в одном месте, от которой отделял только клик. Никаких длительных ожиданий, пока один человек в очереди на посадку судорожно ищет QR-код. Быстро, легко, все под рукой.

Организаторы

Получили понятное приложение, которое помогает мгновенно считать данные о местонахождении участников в режиме реального времени. Это сокращает время на монотонные процессы заполнения списков, автоматизирует процесс, ускоряет общую координацию и обмен информацией. А значит, снижает риск человеческих ошибок. Да-да, тех самых, когда «Ой, я забыл/ла внести», «Не знаю, где этот участник, может, у Маши спросим?».

Схема взаимодействия предельно проста:

1. Гости события скачали приложение по ссылке, как и организаторы мероприятия. После регистрации в нем собирались все данные об участниках мероприятия: ФИО, маршрут, телефон — чтобы связаться с возможными «потеряшками».

2. Логист/сотрудник на чек-пойнте выбирал в приложении локацию, где происходил чек-ин, сканировал уникальный для каждого гостя QR-код, проверяя по нему данные, а потом получал галочку подтверждения в приложении.

3. Информация по чек-пойнтам загружалась в систему, становясь доступной руководителю проекта, на дашборде которого отображались все потоки данных по маршруту и движению участников. Он мог находить сведения поиском, фильтровать сведения по многим признакам. Данные обновлялись ежеминутно.

Также в суперопции Deep Tracking входил сбор статистики. Тайминг каждого этапа, проблемы на маршруте, уровень вовлеченности гостей — все можно было отследить на дашборде. Это облегчило последующую аналитику, а отфильтрованные данные удобно собирать в отчет для спонсоров или заказчиков.

Еще одной классной темой стала геймификация. Она помогала активизировать гостей, привлекая их внимание к тому или иному этапу события. В Deep Tracking геймификация может принимать вид:

• зачета — участники получают фиксированные баллы за факт отметки на точке;
• экзамена — участники получают разное количество баллов при чек-ине в зависимости от выполненных условий заданий.

Баллы по итогам мероприятия отображались в дашборде, там же отражался общий рейтинг и персональная статистика по игрокам. Списки участников ранжировались по количеству баллов, что позволило подвести итоги максимально быстро.

• вдвое сократилось время на регистрацию (по сравнению с аналогичным событием заказчика без приложения);
• 900 человек посадили в автобусы всего за 10 минут;
• на 65% сократились ошибки взаимодействия персонала.

Но помимо количественных результатов мы услышали множество слов благодарности от сотрудников заказчика.

Вот такой интересный проект у нас получился. Заказчики довольны, мы довольны.
Если вы хотите также, милости просим в EventPlatform.